System SENT – co to jest i jak może pomóc w logistyce i transporcie towarów?

System SENT to elektroniczny system monitorowania przewozu towarów, który funkcjonuje w Polsce w ramach Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Jego głównym celem jest nadzorowanie transportu tzw. towarów wrażliwych, aby zapobiegać oszustwom podatkowym i nielegalnemu obrotowi.

1. Obowiązujące regulacje prawne i podstawowe definicje

System SENT opiera się na Ustawie z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. W ustawie tej określono m.in.:

• Numer referencyjny SENT – unikalny numer nadawany po rejestracji transportu, który stanowi podstawę do monitorowania przewozu towaru. Numer ten jest obowiązkowy do podania podczas kontroli transportu. Aby uzyskać numer referencyjny, należy zarejestrować transport w systemie PUESC (Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych), po czym system wygeneruje numer referencyjny.
• Podmiot wysyłający – przedsiębiorca lub osoba fizyczna, która rozpoczyna transport.
• Podmiot odbierający – firma lub osoba odbierająca towar.

2. Towary podlegające monitorowaniu

System SENT obejmuje towary uznane za wrażliwe z punktu widzenia przepisów podatkowych i celnych. Są to m.in.:

• paliwa i ich pochodne,
• alkohol etylowy,
• susz tytoniowy,
• odpady (w tym odpady z grupy 08, które zostały dodane do systemu od 12 stycznia 2024 roku).

3. Zasady systemu monitorowania transportu

Obowiązki związane z monitorowaniem transportu towarów obejmują zarówno przewóz drogowy, jak i kolejowy. W przypadku obu rodzajów transportu obowiązki dotyczą:

• Wysyłającego – rejestracja transportu w systemie SENT i przekazanie numeru referencyjnego przewoźnikowi,
• Przewoźnika – odpowiedzialność za transport zgodnie z przepisami, w tym za aktywne urządzenie GPS i przekazywanie numeru SENT podczas kontroli,
• Odbierającego – zatwierdzenie przyjęcia towaru w systemie SENT.

4. Zwolnienia z systemu SENT

Istnieją przypadki, w których niektóre transporty mogą być zwolnione z obowiązków zgłoszenia w systemie SENT. Do takich sytuacji należą:

• transporty, które nie obejmują towarów wrażliwych,
• transporty, które odbywają się w ramach innych przepisów celnych.

5. Wyłączenia niektórych obowiązków w zakresie zgłoszeń przewozu towarów

W niektórych przypadkach przedsiębiorcy mogą być zwolnieni z obowiązku zgłoszenia transportu, np. w przypadku transportu towarów na terenie określonej strefy wolnego obrotu, gdy inne regulacje nakładają bardziej szczegółowe wymogi.

6. SENT – zmiany od 1 lipca 2024 roku: monitorowanie usług transportowych i nowe wymagania techniczne

Od 1 lipca 2024 roku system SENT rozszerza swoje obowiązki na usługi transportowe – przewoźnicy będą musieli zgłaszać nie tylko transport towarów wrażliwych, ale również same usługi transportowe. Oznacza to, że wszystkie usługi związane z przewozem towarów objętych systemem SENT będą musiały zostać zarejestrowane. Dodatkowo, wprowadzono nowe wymagania techniczne dla transportu drogowego, w tym obowiązek posiadania aktywnego systemu GPS w pojazdach, co umożliwia monitorowanie transportów w czasie rzeczywistym. Te zmiany mają na celu zwiększenie kontroli nad transportem towarów i usług, zapewniając zgodność z przepisami prawa oraz minimalizując ryzyko nielegalnego obrotu towarami wrażliwymi.

7. Korzystanie z Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC)

Aby zarejestrować przewóz w systemie SENT, przedsiębiorcy muszą korzystać z PUESC, czyli Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych. PUESC umożliwia składanie zgłoszeń i monitorowanie transportów towarów wrażliwych w czasie rzeczywistym.

8. Zasady rejestracji zgłoszeń – formularze SENT 100/200/300

Przewóz towarów w systemie SENT odbywa się za pomocą odpowiednich formularzy rejestracyjnych. W zależności od rodzaju transportu, przedsiębiorcy korzystają z formularzy:

• SENT 100 – dla transportu drogowego,
• SENT 200 – dla transportu kolejowego,
• SENT 300 – dla transportu międzynarodowego.

9. Terminy rejestracji w systemie SENT – zmiany od 1 stycznia 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku wprowadzono zmiany dotyczące terminów rejestracji przewozu w systemie SENT. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do wcześniejszego zgłoszenia transportu, aby uniknąć opóźnień i kar związanych z nieprzestrzeganiem terminów. Zgodnie z nowymi przepisami, przewóz towaru powinien być zgłoszony co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem transportu (wcześniej było to 1 godzina w przypadku transportu krajowego). Dla transportu międzynarodowego czas ten wynosi co najmniej 4 godziny przed rozpoczęciem przewozu.

10. Procedura awaryjna

W przypadku niedostępności systemu SENT, przedsiębiorcy muszą stosować określoną procedurę awaryjną. Instrukcje i wzory dokumentów są dostępne na platformie PUESC, a przedsiębiorcy mają obowiązek zgłaszania awarii systemu w odpowiednich terminach.

11. Organy kontrolne i odpowiedzialność za naruszenie obowiązków

Organy kontrolne, takie jak Służba Celna, mają prawo przeprowadzać kontrole transportów w systemie SENT. Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z SENT może skutkować wysokimi karami finansowymi, sięgającymi nawet 100 000 zł za brak zgłoszenia transportu oraz 46% wartości przewożonych towarów za błędne dane w zgłoszeniu.

Podsumowanie

System SENT jest niezbędnym narzędziem w monitorowaniu transportu towarów wrażliwych w Polsce. Jego stosowanie zapewnia zgodność z przepisami prawa i minimalizuje ryzyko oszustw podatkowych. Zmiany, które wprowadzono w 2024 i 2025 roku, obejmują rozszerzenie zakresu systemu na usługi transportowe oraz zmiany w terminach rejestracji transportów. Firmy transportowe i spedytorzy muszą dostosować się do tych nowych regulacji, aby uniknąć sankcji finansowych. Dobrze zorganizowany proces zgłoszenia transportów i monitorowania ich w systemie SENT pozwala na bezproblemową realizację obowiązków prawnych.