EU Customs Data Hub: jak importer powinien przygotować dane do nowego systemu celnego?
EU Customs Data Hub: jak importer powinien przygotować dane do nowego systemu celnego?
Przygotowanie do EU Customs Data Hub importer powinien zacząć od uporządkowania danych o produktach, transakcjach i zgodności towarów, wskazania osób odpowiedzialnych za te informacje oraz ustalenia obiegu korekt z agencją celną. EU Customs Data Hub, czyli unijne centrum danych celnych, ma być wspólnym punktem przekazywania i udostępniania informacji potrzebnych do obsługi celnej. Nie wystarczy zgromadzić skany faktur ani kupić nowego programu.
Rozporządzenie (UE) 2026/2108 wyznacza kierunek tej zmiany, ale nie nakazuje wszystkim importerom przejścia na platformę w 2026 r. Ten poradnik dotyczy organizacji danych w firmie sprowadzającej towary spoza UE. Stan prawny: 6 października 2026 r.
Co ma umożliwiać EU Customs Data Hub
Zgodnie z art. 35–38 centrum będzie zestawem usług elektronicznych, aplikacji, danych i infrastruktury. Ma obsługiwać formalności, wspierać kontrole oraz analizę ryzyka, a także umożliwiać ponowne wykorzystanie informacji i współpracę z innymi systemami. Regulacja przewiduje pojedynczy punkt dostępu i wielojęzyczne interfejsy.
Nie jest to wyłącznie wspólny folder dokumentów. Znaczenie ma powiązanie informacji: jaki towar jest przedmiotem dostawy, z jakiej transakcji wynika, gdzie się znajduje i jakie wymagania musi spełniać. Automatyzacja nie przenosi odpowiedzialności na platformę. Art. 38 ust. 4 wprost zachowuje przypisanie działań osobom i organom również wtedy, gdy czynności są zautomatyzowane.
Kiedy zmieni się sposób przekazywania danych
Art. 285 przewiduje od 1 lipca 2028 r. wcześniejsze korzystanie z centrum przez importerów do celów sprzedaży na odległość oraz osoby korzystające z IOSS, przy dopuszczeniu do obrotu lub składowaniu celnym w składzie do sprzedaży na odległość. Dla pozostałych importerów możliwość wyboru nowej ścieżki zaczyna się 1 marca 2031 r., a od 1 marca 2034 r. przekazywanie informacji do centrum staje się zasadą. Należy uwzględnić szczególne przypadki z art. 74 ust. 6.
Kodeks rozróżnia też gotowość techniczną i obowiązek korzystania. Funkcjonalności dla etapu z 2028 r. mają być w pełni operacyjne najpóźniej 1 czerwca 2028 r., a pełny zestaw funkcjonalności z art. 38 do 1 lutego 2034 r. W wyjątkowych okolicznościach art. 285 ust. 7 przewiduje rozwiązanie przejściowe zapewniane przez Komisję w porozumieniu z państwami członkowskimi, najwyżej na sześć miesięcy. Nie daje to importerowi prawa do samodzielnego przesunięcia terminu.
Jakie dane przygotować do EU Customs Data Hub
Warto zacząć od jednej reprezentatywnej dostawy i prześledzić, jak informacja przechodzi od zamówienia do odprawy. Poniższe grupy są propozycją organizacji pracy, a nie ostateczną specyfikacją pól technicznych centrum.
Mapa danych jednej dostawy
Pięć obszarów przygotowań do EU Customs Data Hub
Dane produktu
Przygotuj jednoznaczny opis, parametry techniczne, jednostki miary i uzasadnienie przyjętej klasyfikacji. Ten sam towar powinien być rozpoznawalny w zakupach, magazynie i dokumentacji celnej.
Pytanie kontrolne: Czy ten sam produkt ma spójny opis we wszystkich działach?
Dane transakcji
Powiąż zamówienie, fakturę, warunki dostawy i informacje potrzebne do ustalenia wartości celnej. Korekta faktury powinna trafiać także do osoby przygotowującej odprawę.
Pytanie kontrolne: Czy korektę faktury można przypisać do właściwej dostawy i przekazać obsłudze celnej?
Pochodzenie i zgodność
Zbierz dokumenty i informacje wymagane dla konkretnego towaru. Rozróżniaj kraj wysyłki i pochodzenie towaru; nie każdy produkt wymaga tych samych dowodów lub zezwoleń.
Pytanie kontrolne: Czy masz informacje potwierdzające pochodzenie i spełnienie wymagań właściwych dla tego produktu?
Ruch towarów
Połącz identyfikator dostawy, informacje transportowe i ilości z konkretną partią. Zadbaj o możliwość ustalenia miejsca i statusu towarów.
Pytanie kontrolne: Czy tę samą partię można odnaleźć w dokumentacji transportowej, magazynowej i celnej?
Odpowiedzialność za informacje
Wskaż właściciela danych w firmie, sposób zatwierdzania informacji oraz ścieżkę przekazywania poprawek przedstawicielowi celnemu.
Pytanie kontrolne: Kto potwierdza aktualność danych i kto zgłasza zmianę agencji celnej?
Zakres mapy: to propozycja organizacji przygotowań importera, nie oficjalna specyfikacja pól technicznych centrum ani jednakowa lista wymagań dla każdego towaru.
Podstawowe rodzaje dokumentów opisuje odrębny poradnik PKS o dokumentach do odprawy celnej. Przygotowanie do centrum danych idzie dalej: dotyczy spójności informacji między dokumentami i systemami. Nie należy traktować dowolnej listy dokumentów jako identycznej dla każdego importu.
Przekazanie danych nie oznacza zwolnienia towaru
Art. 74 ust. 1–3 i 7 przewiduje przekazywanie lub udostępnianie danych, gdy są dostępne, najpóźniej przed powiadomieniem o dostępności towarów. Powiadomienie potwierdza zamiar objęcia towarów procedurą, a towary zostają nią objęte z chwilą zwolnienia. Samo wysłanie informacji nie daje zatem prawa do dowolnego dysponowania dostawą.
Dane to jeszcze nie zwolnienie towaru
Uproszczony schemat nowego modelu z art. 74 kodeksu
Przekazanie lub udostępnienie danych
Dane niezbędne do danej procedury są przekazywane, gdy są dostępne, zasadniczo przed powiadomieniem o dostępności towarów.
Informacje dla proceduryPowiadomienie o dostępności towarów
Potwierdza organom celnym zamiar objęcia towarów daną procedurą. Samo powiadomienie nie jest zwolnieniem.
Potwierdzenie zamiaruZwolnienie towarów
Z chwilą zwolnienia towary zostają objęte daną procedurą. Dalsze postępowanie zależy od jej warunków.
Objęcie procedurą
Samo przesłanie danych nie uprawnia do dowolnego dysponowania dostawą. Diagram nie oznacza automatycznego zwolnienia ani pominięcia kontroli.
Schemat nie przedstawia wszystkich formalności. Szczególne zasady, w tym dla IOSS oraz późniejszego przekazania części danych, wynikają z art. 74 ust. 3–6. Nowy model jest wdrażany etapami zgodnie z art. 285 i 287; diagram nie jest instrukcją bieżącej odprawy w każdym przypadku.
Podstawa: rozporządzenie (UE) 2026/2108, art. 74 ust. 1, 2 i 7 oraz art. 285 i 287.
Możliwość przekazania części danych po zwolnieniu ma określone warunki. Art. 74 ust. 4 przewiduje zgodę organu w należycie uzasadnionych okolicznościach związanych z dokumentacją lub wartością celną. Nie obejmuje importerów do celów sprzedaży na odległość ani wyprzedzających informacji o ładunku. Osobną regułę dla zaufanych przedsiębiorców zawiera ust. 5, również z ograniczeniami. Nie jest to ogólne pozwolenie na uzupełnianie braków po dostawie.
Skany i archiwum nadal mają znaczenie
Art. 76 przewiduje przekazywanie lub udostępnianie cyfrowych kopii papierowych oryginałów, jeżeli takie oryginały istnieją i posłużyły do uzyskania danych. W okresie przejściowym, gdy składane jest zgłoszenie celne, wymagane dokumenty muszą znajdować się u zgłaszającego i pozostawać do dyspozycji organów w chwili zgłoszenia. Przepis uwzględnia również dane dostępne organom przez EU CSW-CERTEX dla wskazanych formalności pozacelnych.
Centrum nie powinno więc być traktowane jako powód do likwidacji archiwum firmy. Trzeba zachować możliwość odtworzenia, na jakiej podstawie przekazano informację. Okres przechowywania zależy od właściwych przepisów, procedury i okoliczności kontroli. Nie należy automatycznie usuwać dokumentacji po jednym, jednakowym terminie dla wszystkich operacji.
Kto odpowiada za dane i przekazywanie korekt agencji celnej
Praktycznym początkiem jest ustalenie wspólnego sposobu oznaczania dostaw i zasad zgłaszania korekt. Warto uzgodnić, kto wyjaśnia różnice między fakturą a specyfikacją, kiedy przekazuje dane techniczne produktu i kto potwierdza ich aktualność. Pozwala to wychwycić problemy jeszcze przed przeniesieniem procesu do nowego środowiska.
Przykład hipotetyczny: dział zakupów zmienia dostawcę części, lecz magazyn pozostawia stary opis produktu. Jeśli informacja o nowym składzie materiałowym nie trafi do osoby zajmującej się klasyfikacją, wspólna platforma sama nie naprawi błędu. Potrzebna jest procedura aktualizacji danych źródłowych.
Od zmiany u dostawcy do obsługi celnej
Przykładowy obieg korekty danych produktu
Dostawca zgłasza zmianę
Przykład hipotetyczny: dostawca przekazuje nową specyfikację materiałową części. Wskaż produkt, wersję dokumentu i dostawy, których dotyczy zmiana.
Dalej przekazujemy: nową specyfikację wraz z informacją, co i od kiedy się zmieniło.
Zakupy aktualizują informacje
Osoba odpowiedzialna za zakupy łączy nową specyfikację z zamówieniem i identyfikatorem produktu. Oznacza poprzednią wersję jako nieaktualną w zakresie objętym zmianą, zachowując historię.
Dalej przekazujemy: identyfikator produktu, zamówienia i właściwą wersję dokumentacji.
Magazyn sprawdza właściwą partię
Osoba odpowiedzialna za dane magazynowe ustala, których partii dotyczy nowa specyfikacja, i wyjaśnia rozbieżności w opisach. Nie zakłada, że zmiana obejmuje wszystkie towary o podobnej nazwie.
Dalej przekazujemy: powiązanie zmiany z partią, ilością i identyfikatorem dostawy.
Obsługa celna otrzymuje komplet informacji
Przekaż osobie obsługującej odprawę opis zmiany, dokument źródłowy i identyfikatory dostaw. Uzgodnij, czy zmiana wymaga dalszych wyjaśnień lub formalnej korekty w danej procedurze.
Do potwierdzenia: otrzymanie informacji oraz sposób dalszego postępowania. Sam e-mail nie zastępuje wymaganej korekty celnej.
Przykład organizacyjny, nie obowiązkowa kolejność: role i ścieżkę przekazywania informacji należy dopasować do firmy. Istotną zmianę przekaż obsłudze celnej niezwłocznie, także równolegle z weryfikacją wewnętrzną. Schemat nie opisuje funkcji technicznych EU Customs Data Hub.
Szczegółowy projekt integracji informatycznej należy oprzeć na aktach szczegółowych, programie wdrożenia i specyfikacjach technicznych właściwych dla danego etapu. Sam tekst kodeksu nie jest instrukcją podłączenia firmowego systemu. Opisane tu porządkowanie danych można jednak rozpocząć już przy bieżących odprawach.
Uporządkuj dane do bieżących odpraw
Jeżeli przygotowanie dokumentacji importowej angażuje kilka działów i pojawiają się rozbieżności, omów z PKS International CARGO S.A. obsługę celną swoich dostaw importowych. Prześlij opis towarów, przykładową dokumentację i informację o sposobie przekazywania zmian. Uzgodnimy zakres pracy przy dokumentacji i reprezentacji celnej dla Twojego zlecenia.
FAQ o terminach stosowania nowego unijnego kodeksu celnego 2026
Od czego zacząć przygotowanie danych do EU Customs Data Hub?
Zacznij od jednej reprezentatywnej dostawy i sprawdź, czy dane o produkcie, transakcji i ruchu towaru są spójne w zakupach, magazynie i dokumentacji celnej. Wskaż osoby odpowiedzialne za ich zatwierdzanie oraz przekazywanie zmian agencji celnej. To przygotowanie organizacyjne, nie gotowa specyfikacja techniczna integracji z centrum.
Czy wystarczą skany faktur i dokumentów transportowych?
Nie. Skany nie zastępują uporządkowanych informacji potrzebnych do danej procedury ani kontroli ich zgodności. Art. 76 nowego kodeksu przewiduje przekazywanie lub udostępnianie cyfrowych kopii papierowych oryginałów, jeżeli istnieją i posłużyły do uzyskania danych; nie oznacza to, że same kopie wystarczą do obsługi każdej dostawy.
Czy system automatycznie przejmie odpowiedzialność za błędy w danych?
Nie. Art. 38 ust. 4 zachowuje przypisanie działań osobom i organom również wtedy, gdy czynności są zautomatyzowane. W praktyce importer powinien ustalić z agencją celną, kto sprawdza informacje źródłowe i jak zgłaszane są rozbieżności, zamiast zakładać, że wspólna platforma sama usunie błędy.
Jak przekazywać agencji korekty danych dotyczących dostawy?
Uzgodnij wspólny identyfikator dostawy, osobę kontaktową i sposób przekazywania poprawionych informacji. W korekcie wskaż, co się zmieniło, z jakiego dokumentu wynika zmiana i której operacji dotyczy. To propozycja organizacji współpracy, a nie opis technicznej funkcji centrum ani zamiennik formalnej korekty wymaganej w danej procedurze.
Czy po przekazaniu danych do centrum można usunąć dokumentację?
Nie należy traktować przekazania danych do EU Customs Data Hub jako podstawy do usunięcia dokumentów. Firma musi zachować możliwość wykazania, na jakiej podstawie przekazała informacje, zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentów z art. 76. Okres przechowywania trzeba ustalić według właściwych przepisów, procedury i okoliczności sprawy.
Anna Stec
Specjalista ds. sprzedaży w Polsce i UE
Przygotuj swój import na zmiany według nowego unijnego kodeksu celnego
Nowy unijny kodeks celny 2026 będzie stosowany etapami. Przygotowania zacznij od uporządkowania dokumentacji, posiadanych pozwoleń i zasad współpracy z agencją celną.
PKS International CARGO wspiera importerów w przygotowaniu i weryfikacji dokumentacji oraz reprezentacji przed organami celnymi. Przekaż informacje o towarach, kierunkach dostaw i stosowanych procedurach, aby uzgodnić zakres obsługi swojej firmy.
Materiał ma charakter informacyjny. Wymogi celne, podatkowe, sankcyjne i transportowe należy każdorazowo ustalić dla parametrów produktu, stron transakcji, trasy i daty operacji.
Źródła
Parlament Europejski i Rada UE, rozporządzenie (UE) 2026/2108 z 16 września 2026 r., Dz.U. L z 19 września 2026 r.; wykorzystane przepisy: art. 35–38, 74–77, 285–287.