Jakie dokumenty potrzebne są do odprawy celnej?

Sprowadzając lub wywożąc towar z / do kraju niebędącego w Unii Europejskiej, jednym z najważniejszych obowiązków jest odprawa celna, czyli przejście przez procedurę celną. Przedstawienie prawidłowego kompletu dokumentów umożliwi szybką i bezproblemową odprawę. W tym artykule przedstawiamy niezbędne dokumenty, jakich może wymagać funkcjonariusz celny – jak wyglądają i w jakiej sytuacji będą potrzebne.

Faktura handlowa, lista załadowcza, list przewozowy

Podstawowe dokumenty do odprawy celnej to faktura handlowa, specyfikacja zawierająca wagę netto, brutto, ilość opakowań ( o ile danych tych nie ma w fakturze) i list przewozowy (CMR). Na ich podstawie urzędnicy określają skąd towary przybyły, ile ich jest, jaką mają wartość oraz przyporządkowują kod taryfy celnej. Te informacje służą do wyliczenia cła i stawki VAT, jaką zostanie objęty importowany towar.
Dokumenty te powinny zawierać szczegółowe informacje o towarze, w tym opis, ilość, wagę oraz wartość. Faktura handlowa jest nie tylko dowodem sprzedaży, ale również podstawowym dokumentem celnym, na podstawie którego określa się wartość celną towarów. Lista załadowcza (specyfikacja/packing list) natomiast zawiera szczegóły dotyczące wszystkich towarów załadowanych na środek transportu, a list przewozowy to dowód zawarcia umowy przewozowej.

Potwierdzenie płatności

Urzędy celne wymagają pełnej transparentności kontraktów przewozowych i chcą mieć pewność, że za towar na pewno zapłacono tyle, ile podaje faktura. Wyższa płatność przy niższej kwocie wystawionej na fakturze może oznaczać, że przedsiębiorca próbuje uniknąć opłaty należnej kwoty VAT i cła, poprzez zaniżanie wartości lub ilości towarów. Potwierdzenie płatności jest wymagane w przypadku wątpliwości w wyniku weryfikacji wartości towaru ewentualnie pochodzenia w celu wykluczenia ominięcia sankcji. Może to być wyciąg bankowy, potwierdzenie przelewu lub inny dokument, który jednoznacznie wskazuje, że płatność została dokonana. Ważne jest, aby dokument odprawy celnej był zgodny z fakturą handlową oraz innymi dokumentami przewozowymi.

Świadectwo pochodzenia (Certificate of Origin)

Certificate of Origin jest potwierdzeniem, że importowany towar rzeczywiście pochodzi z kraju, z którego został dostarczony. Pochodzenie może być również wskazane na fakturze. Ten dokument celny jest istotny zwłaszcza w przypadku towarów, które mogą podlegać preferencyjnym stawkom celnym.

Świadectwo pochodzenia zawiera informacje takie jak nazwa eksportera, importer, szczegółowy opis towaru, jego klasyfikację taryfową oraz kraj pochodzenia. Dokument ten jest niezbędny do ustalenia, czy towar kwalifikuje się do preferencyjnego traktowania celnego.

Certyfikat CE i test reports

Część produktów wprowadzanych do obrotu w Europejskiej Strefie Ekonomicznej musi posiadać certyfikat poświadczający spełnienie norm Dyrektywy Nowego Podejścia (zgodność, bezpieczeństwo i jakość). Są to przede wszystkim: wyroby medyczne, kotły wodne, sprzęt elektryczny, środki ochrony osobistej, materiały wybuchowe, domowe chłodziarki, maszyny, urządzenia medyczne, zabawki, urządzenia radiowe i telekomunikacyjne, urządzenia ciśnieniowe i gazowe.

Certyfikat CE powinien zawierać nazwę producenta, model produktu, numer seryjny, datę produkcji oraz odniesienie do norm, jakie produkt spełnia. Do certyfikatu powinna być dołączona dokumentacja z badania produktu, aby móc szczegółowo przejrzeć, czy wszystkie procedury zostały poprawnie wykonane.

Świadectwo CITES (CITES Permit, CITES Certificate)

Dokumentacja celna obejmuje również świadectwo CITES, wymagane podczas importu fauny, roślin i ich części, a także towarów zawierających pochodne części roślin lub zwierząt. Świadectwo CITES powinno zawierać m.in. rodzaj świadectwa, numer świadectwa, nazwę i adres eksportera, nazwę i adres importera, organ wydający, opis okazów lub ich pochodnych, ilość, całkowitą ilość, kraj pochodzenia, numer pozwolenia i datę wydania ostatniego eksportera, kraj powrotnego wywozu, nazwę naukową gatunku, nazwę zwyczajową gatunku.

Dokument ten jest niezbędny, aby upewnić się, że importowane towary nie naruszają międzynarodowych przepisów dotyczących ochrony zagrożonych gatunków. Wymaga on szczegółowej analizy i weryfikacji przez odpowiednie organy celne i środowiskowe.

Pozostałe dokumenty

Istnieją jeszcze inne dokumenty, których przedstawienie może okazać się niezbędne przy odprawie celnej:

• Certyfikat fumigacji (wymagany na przykład przy imporcie drewnianych palet),
• Inne certyfikaty, dokumenty oraz licencje wymagane w zależności od importowanych towarów (np. wyroby niebezpieczne, spożywcze, weterynaryjne)

Dlatego warto skontaktować się z agencją celną przed zamiarem dokonania odprawy celnej, aby upewnić się, że spełniamy wszystkie wymagane formalności i posiadamy konieczne dokumenty.

Co otrzymamy po pomyślnej odprawie celnej?

Kiedy odprawa przebiegnie pomyślnie, powinniśmy otrzymać dokumenty, które potwierdzają zakończenie procedury celnej:

1. Wywozowy dokument towarzyszący (EX – komunikat IE529, IE599) – przy wywozie do kraju trzeciego
2. Potwierdzenie wywozu – komunikat IE599 – po przekroczeniu towaru granicy Unii Europejskiej
3. Poświadczone zgłoszenie celne (PZC – komunikat ZC299) – elektroniczny dokument, będący komunikatem z systemu AIS/ICS potwierdzającym dokonanie importu.
4. Powiadomienie o długu celnym (POD – komunikat ZC291) – decyzja o wysokości należności do pokrycia.

Znaczenie kompletnej dokumentacji celnej w imporcie towarów

Odprawa celna to ostatnia procedura, jaka dzieli nas od wprowadzenia / wyprowadzenia towarów na rynek. Brak wcześniej przygotowanych certyfikatów i pozwoleń uniemożliwi płynny handel, co wstrzyma inwestycję. Przedstawione powyżej dokumenty celne, takie jak faktura handlowa, lista załadowcza, list przewozowy, potwierdzenie płatności, świadectwo pochodzenia, certyfikat CE, świadectwo CITES oraz inne wymagane certyfikaty, są kluczowe dla sprawnego przeprowadzenia procesu celnego.

W przypadku przestoju towarów ze względu na braki w dokumentacji, warto poznać usługę magazynu czasowego składowania, aby zminimalizować straty związane z opóźnieniami.